個人情報取扱規程

 

第1章　総則

(目的)

第１条　本規程は、当法人における個人情報の適法かつ適正な取扱いの確保に関する基本的事項を定めることにより、個人の権利・利益を保護することを目的とする。

 (定義)

第２条  本規程において、各用語の定義は次の通りとする。

（１）個人情報

生存する「個人に関する情報」であって、特定の個人を識別することができるもの、又は他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものをいう。

「個人に関する情報」は、氏名、性別、生年月日等個人を識別する情報に限られず、個人の身体、財産、職種、肩書き等の属性に関して、事実、判断、評価を表す全ての情報である。

 (２) 個人情報データベース

特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した、個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、ファイルやカルテ、お客様台帳など個人情報を一定の規則（例えば、五十音順、生年月日順、作成日順等）に従って整理・分類し、他人によっても容易に検索可能な状態においているものをいう。

(３) 個人データ

当法人が管理する「個人情報データベース等」を構成する個人情報をいう。

(４) 保有個人データ

当法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去の全てを行うことができる

権限を有する「個人データ」をいう。具体的には、下記の個人データをいう。

①入寮申込書

②履歴書

③身上調査書

④寮生名簿

但し、6ヶ月以内に消去、廃棄することとなるものは除く。

(５) 本人

個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（６）従業者

当法人にあって、直接間接に当法人の指揮監督を受けて、当法人の業務に従事している者をいい、雇用関係にある職員をいう。

（７）利用目的

一連の個人情報の取扱いにより達成しようとする目的をいう。

（８）個人情報の取扱い

個人情報の取得、整理、分類、照合、処理、複製、保有及び個人情報の廃棄、消去、破壊

をいう。

（９）本人の同意

本人の個人情報が、当法人によって示された取扱方法で取り扱われることを承諾する旨の

当該本人の意思表示をいう。具体的には本人による署名・捺印等が挙げられる。

(11) 明示

本人に対し明確に示すことをいい、本人の同意は要しない。
本人に提示した契約書上に表示すること等をいう。

(12) 通知

直接知らしめることをいう。具体的には、面談、電話にて口頭で説明すること、電子メール、ファックスにて送信すること、文書を郵便で送付することなどが挙げられる。

(13) 公表

広く一般に自己の意思を知らしめること（不特定多数の人々が知ることができるように発表すること）をいう。具体的には、ホームページへの掲載をすること、事務所等に掲示、パンフレット等に掲載すること等が挙げられる。

(14) 本人が容易に知り得る状態

本人が知ろうとすれば、時間的にも、その手段においても、容易に知ることができる状態に置くことをいう。具体的には、事務所等に掲示あるいは備え付けすること等による公表が継続的に行われていること、当該事項を知るための方法をあらかじめ通知しておくこと等が挙げられる。

(15) 本人が知り得る状態

問合せ窓口を設けるなど、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいう。

 (適用)

第3条  本規程は、従業者に適用する。

２．本規程は、当法人が現に保有している個人情報を対象とする。

 (個人情報保護方針)

第4条  当法人における個人情報の適法かつ適正な取扱いを確保するため、次の事項を含む個人情報保護方針を定める。

(1) 個人情報に関する法令を遵守するとともに、当社の事業内容に照らし適切に個人情報を取扱う旨の宣言文

(2) 「個人情報の保護に関する法律」により「公表」すること、「容易に知り得る状態」にすること、または「本人の知り得る状態」に置くことを義務付けられている下記各号に関する事項

① 第9条により特定した利用目的

② 第16条乃至第18条に定める、本人による個人情報の開示、訂正等、利用停止等の求めに応じる手続きに関する事項

・        請求の受付窓口

・        請求書の様式

・        請求者が本人または代理人であることの確認の方法

・        保有個人データを特定するため必要な事項

・        手数料

(3) 個人情報保護の社内体制に関する事項

(4) 評価・見直しに関する事項

２．個人情報保護方針は、従業者に周知せしめるとともに、ホームページに掲載する等の措置を講じるものとする。

３．個人情報保護方針は、社外に対して、プライバシーポリシーと称することができる。

 第２章　管理体制

 (個人情報保護管理者)

第5条  当法人は、個人情報の取扱いに関して総括的な責任を有する個人情報保護管理者を設置する。

（1）個人情報保護管理者は、理事の中より任命されるものとする。

（2） 個人情報保護管理者の任期は、理事会決議によりその任命を解かれるまで、または、理事の属さなくなった時までとする。

(3) 個人情報保護管理者は、個人情報管理担当者を指名し、個人情報管理に関する業務を分担させることができる。

２．個人情報保護管理者は、個人情報管理に関する監査を除き、下記各号その他当社における個人情報管理に関する全ての職責と権限を有する。

(1) 本規程第4条に基づく個人情報保護方針の策定及び理事会への上程、従業者への周知

(2) 個人情報の適正な取扱いの維持･推進を目的とした諸施策の策定・実施

(3) 事故発生時の対応策の策定・実施

 ３．個人情報保護管理者は、監査責任者より監査報告を受け、逐次個人情報管理体制の改善を行う。

 

(個人情報の取扱いの決定)

第6条  個人情報の基本的取扱いに関しては、代表理事がその適否を判断し、例外的取扱いに関しては、個人情報保護管理者にその適否の判断を求めるものとする。

 (監査責任者)

第7条  監査責任者は、理事会が任命し、当法人内の個人情報を取扱う業務において、個人情報の取扱いが適法かつ適切に行われているかについて、公平かつ客観的な立場で調査･確認・評価する責務を負い、その結果を個人情報保護管理者に報告する義務を負う。

２．監査責任者は、個人情報の取扱いに関する監査に必要な調査権限を有する。

 第３章　運用

 第1節　個人情報の取扱いの原則

 （管理原則）

第8条　個人情報は、本規定に従い適切に分類・管理し、その重要度に応じて適切に取得、移送、利用、保管、廃棄されなければならない。

 （利用目的）

第9条　当法人は、個人情報の利用目的をできる限り特定する。

２．個人情報は、あらかじめ本人の同意を得ずに、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて取扱ってはならない。利用目的の範囲内か否かが不明な場合は、都度、個人情報保護管理者に判断を求めなければならない。

３．利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えて行ってはならず、変更された利用目的は遅滞なく本人に通知または公表しなければならない。

 第2節　個人情報の取得

 (適正な取得)

第10条　個人情報は、偽りその他不正の手段により取得してはならない。

 (特定の個人情報の取得の禁止)

第11条　原則として、下記各号に示す内容を含む個人情報は、これを取得し、または第三者に提供してはならない。但し、業務上必要であり、かつ、本人に対し当該情報の利用目的及びその必要性等について適切な情報を明示した上で明確に本人の同意を得た場合、または法令に特別の規定がある場合、あるいは司法手続上必要不可欠な場合はこの限りでない。

 (1) 思想、信条及び信教に関する事項

(2) 人種、民族、家柄、本籍地、身体･精神障害、犯罪歴その他社会的差別の原因となる事項

(3) 保健医療に関する事項

(4) その他個人情報保護管理者の定める事項

 (本人から直接個人情報を取得する際の措置)

第12条　申込書・契約書等、書面により本人から直接個人情報を取得する場合は、本人に対してあらかじめ利用目的を明示しなければならない。但し、下記各号に該当する場合はこの限りでない。

(1) 人の生命、身体または財産その他の権利利益を保護するため必要な場合

(2) 当法人の権利または正当な利益を害するおそれがある場合

(3) 国または地方公共団体の法令に定める事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

(4) 取得の状況に照らし、利用目的が明らかであると認められる場合

 第3節　個人情報の管理

 (安全管理措置)

第13条　当法人においては、取扱う個人情報の漏洩、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、人的、物理的、技術的に適切な措置を講じるものとする。

２．下記各号に従って適切に個人情報を取り扱わなければならない。

(1) 保管する個人情報を含む文書(磁気媒体を含む)は、施錠できる場所への保管、パスワード管理等により、散逸、紛失、漏洩の防止に努めなければならない。

(2) 情報機器は適切に管理し、正式な利用権限のない者には使用させてはならない。

(3) 個人情報を含む文書であって、保管の必要のないものは、速やかに廃棄しなければならない。

(4) 個人情報を含む文書の廃棄は、シュレッダー裁断、焼却、溶解等により、完全に抹消しなければならない。

(5) 個人情報を含む文書は、みだりに複写してはならない。

 (従業者の監督)

第14条　個人情報保護管理者は、従業者が個人データを取扱うにあたり、必要かつ適切な監督を行わなければならない。

 (第三者提供の制限)

第15条　あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

但し、下記各号に該当する場合、本人の同意なく第三者提供ができる。

(1) 人の生命、身体または財産の保護のために必要があり、かつ、本人の同意を得ることが困難であるとき

(2) その他法令に基づく場合

２．第三者に提供する場合、個人情報保護管理者の承認を得ること。

 第4節　開示・変更・利用停止等の請求の対応

 (開示)

第16条　当法人は、当該本人が識別される「保有個人データ」の開示(保有の有無を含む)請求には、本人のプライバシー保護のため、本人(代理人を含み、以下本条及び次条において本人という)から開示等請求窓口に対し、原則として本人確認書類を添付した開示請求書により請求があった場合にのみ応じるものとする。

(1) 開示請求窓口は、当法人事務所とする。

(2) 開示請求書の様式は、個人情報保護管理者が定めるものとする。

(3) 本人確認書類は、個人情報保護管理者が定めるものとする。但し、開示請求者が本人であることが明らかな場合には、本人確認書類の提出を求めないことができる。

２．前項により本人による開示請求であることを確認した場合は、本人に対して書面または本人が同意した他の方法により、遅滞なく当該「保有個人データ」を開示するものとする。また、開示する書面の様式は、個人情報保護管理者が定めるものとする。

３．前項にかかわらず、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、個人情報保護管理者の決定により、その全部または一部を開示しないことができる。

(1) 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2) 当法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれのある場合

(3) 法令に違反することとなる場合

４．前項の定めに基づき「保有個人データ」の全部または一部を開示しない旨の決定をしたときは、遅滞なく、本人に対しその旨通知するものとする。この場合、その理由を説明するよう努めなければならない。

５．他の法令により、本人に対し当該本人が識別される「保有個人データ」を開示することとされている場合には、第3項は適用しない。

６．本人に対し「保有個人データ」を開示する場合には、手数料を請求できるものとする。この手数料は、実費を勘案して、合理的な範囲で個人情報保護管理者が定めるものとする。

 (訂正等)

第17条　本人から、当該本人が識別される「保有個人データ」の内容が事実でないという理由によって、当該「保有個人データ」の訂正、追加または削除(以下「訂正等」という)を求められた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該「保有個人データ」の内容の訂正等を行うものとする。但し、以下の場合には訂正等の求めに応じないことができる。

(1) 利用目的の達成に必要な範囲を超えている場合。

(2) 他の法令の規定により、特別の手続が定められている場合。

 ２．当該本人が識別される「保有個人データ」の訂正等の請求に対しては、本人のプライバシー保護のため、本人から訂正等請求窓口に対し、原則として本人確認書類を添付した訂正等請求書により請求があった場合にのみ応じるものとする。

 (1) 訂正等請求窓口は、当法人事務所とする。

(2) 訂正等請求書の様式は、個人情報保護管理者が定めるものとする。

(3) 本人確認書類は、個人情報保護管理者が定めるものとする。但し、訂正等請求者が本人であることが明らかな場合には、本人確認書類の提出を求めないことができる。

３．前2項により、「保有個人データ」の訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨(訂正等を行ったときはその内容を含む)を通知するものとする。

４．第1項ただし書により訂正等の求めに応じない場合は、その理由を説明するよう努めなければならない。

 (利用停止等)

第18条　本人から、当該本人が識別される「保有個人データ」が、第11条第3項(同意のない利用目的外の利用)及び第12条(適正な取得)に違反しているという理由によって、当該「保有個人データ」の利用の停止または消去が求められた場合、及び、第23条(第三者提供の制限)に違反しているという理由によって、当該「保有個人データ」の第三者提供の停止が求められた場合で、その求めに理由があることが判明した場合には、遅滞なく、当該求めに応じて当該措置（以下「利用停止等」という）を講じなければならない。但し、以下の場合には当該措置を講じないことができる。

(1) 違反を是正するために必要な範囲を超えている場合。

(2) 指摘された違反がなされていない場合。

２．前条第2項乃至第4項は本条に準用する。但し、同各項における「訂正等」を「利用停止等」に改める。

 第5節　苦情処理

 (苦情の処理)

第19条　個人情報の取扱いに関する苦情の窓口業務は、当法人事務所が担当するものとする。        

 第6節　監査

 (監査の実施)

第20条　監査責任者は、当法人における個人情報の取扱いが法令、本規程(本規程に基づく細則を含む)、その他の規範と合致していることを定期に監査する。

２．監査責任者は、監査を指揮し、個人情報の取扱いに関する監査報告書を作成し、代表理事に

報告するものとする。

 (体制の見直し)

第21条　個人情報保護管理者は、前条の監査結果に照らし、必要に応じて個人情報の取扱いに関する安全対策、諸施策を見直し、改善しなければならない。

 第４章　その他

 (改廃)

第22条　本規程の改廃は、理事会において行うものとする。

 以　　上